La
géométrie des postes peut changer
- Plusieurs assistantes pour
plusieurs cadres dirigeants
- Une assistante pour plusieurs
cadres dirigeants
- Une assistante pour tous les
membres d'un service
- Une équipe
d'assistantes pour tous les membres d'un service
Ce qui est une constante par
contre, c'est le fait que les services fournis par ces assistantes ne
peuvent être équivalents à ceux qui
étaient proposés dans le cadre d'une collaboration en
binôme.
C'est une simple question de
gestion du temps : on ne peut se multiplier à l'infini
même si les techniques bureautiques ont amélioré
le rendement du travail administratif.
Il reste impossible de fournir
à plusieurs personnes ce que l'on faisait pour une seule et ce
dans une semaine de 35 heures.
Une assistante aujourd'hui peut
assurer le travail confié à 5 de ses consúurs il
y a 15 ans, si elle dispose des outils performants qui existent sur
le marché. Mais dans le même temps les demandes ont,
elles aussi, évolué. Frappe de courrier et gestion des
appels ne sont plus qu'une toute petite partie des tâches qui
leurs sont confiées. Dans les grandes structures, la
spécialisation des assistantes aux besoins particuliers des
services est de plus en plus sensible : connaissances juridiques,
comptables, financières, commerciales, marketing, RP,
communication, RH, etc.
C'est un accompagnement des membres
du service qui est fait dans les 3 axes d'action qui, au niveau
européen, ont été définis comme ceux des
assistantes : communication, coordination et organisation.
En effet, ces dernières
années, les entreprises veulent embaucher des assistantes
ayant au minimum un BTS assistanat de direction.
Qu'apprennent les
élèves pendant leurs études :
Autrement dit, les techniques de base du secrétariat
sont souvent devenues annexes.
Les " nouvelles assistantes " prennent donc très mal le fait de devoir
faire des tâches de secrétariat. Surtout que nombre
d'entre elles ont en plus une licence (langue, LEA, droit, etc.) et
suivent ce cursus pour intégrer une entreprise plus
vite.
Leurs professeurs leur disent bien
: "vous êtes des
assistantes de direction donc pas des secrétaires, prenez des
responsabilités, on vous doit un travail intéressant,
valorisant, etc. et ne soyez pas de simples
secrétaires."
Les entreprises ne trouvent donc
plus les secrétaires
qui leur suffiraient pour assurer un secrétariat simple, mais
des assistantes dont les compétences sont moins en
adéquation avec les besoins. Elles demandent donc des
perspectives de carrière à court ou moyen
terme.
Par exemple, une assistante
bilingue anglais veut travailler en anglais, sinon elle va perdre son
niveau et ne pourra plus intégrer la structure internationale
de ses rêves.
La formation d'assistante est donc
en train de priver l'entreprise de secrétaires. Mais est-ce
bien nécessaire d'avoir des secrétaires quand tout le
monde doit pratiquer le clavier, quand les lignes
téléphoniques sont directes, quand les "organiseurs"
électroniques permettent de gérer les agendas en commun
et à distance, quand les voyages s'organisent en ligne, etc.
?
La mutation se fait quelquefois
dans la douleur de part et d'autre. En effet, les cadres
habitués à travailler avec une assistante personnelle
se trouvent privés d'un accompagnement personnalisé de
leurs différentes activités, et leurs assistantes
doivent renoncer à ce travail au "coude à coude" avec
un dirigeant qui leur apportait de grandes satisfactions. Elles
doivent renoncer à fournir certains services par manque de
disponibilités puisqu'elles doivent se partager entre
plusieurs donneurs d'ordres. Les voilà prestataires de
services administratifs et/ou spécialisées
auprès de différentes personnalités, avec des
objectifs différents, des manières de travailler
parfois opposées, des demandes variées et des
priorités qui se télescopent.
L'implantation des 35 heures impose
souvent le passage aux secrétariats partagés pour
pouvoir lisser les conséquences des absences (congés,
formations, RRT). Le travail est donc regroupé puis
confié pour son exécution à une équipe
d'assistantes. Mais ce changement ne peut réussir que si sa
mise en place est accompagnée par des formations
spécifiques : apprentissage du travail en équipe,
formation aux techniques de gestion de l'information avec les outils
ad hoc et au travail à distance.
Cet accompagnement doit se
faire tant au niveau des assistantes qu'à celui des donneurs
d'ordres qui tous doivent apprendre à travailler
différemment.
Les apports des nouvelles
technologies ne font pas de miracles, elles apportent un lot de
solutions qui ne peuvent être utiles que si elles sont
utilisées par ceux-la même qui en ont besoin. Comme tout
changement dans les habitudes de travail, seul un apprentissage et la
prise de conscience des bénéfices à en
espérer rendent le succès possible.
Les secrétaires et
assistantes ont fourni un travail d'adaptation et continuent à
intégrer en permanence de nouveaux outils, de nouvelles
pratiques. Ce n'est pas le seul métier exposé à
l'adaptation permanente mais c'est l'exemple en temps réel de
l'impact des technologies sur les processus de travail, sur le
changement des définitions de postes et sur les choix
managériaux. Le management par objectif demande un partage
d'information beaucoup plus large que le management autocratique et
n'aurait pas connu le développement qu'on lui connaît
sans les bases de données, la mise en réseau des
ordinateurs au sein de l'entreprise etc.
Quelle va être
l'évolution des assistantes dans les années à
venir ?
Qui peut le dire ? Une
étude européenne menée par une association
européenne d'assistantes de direction présente dans
pays a identifié trois grands axes d'action pour les
années qui viennent :
- La
communication :
secrétaires et assistantes vont prendre en charge les
échanges entre personnes pour assurer la cohésion
des services malgré de plus en plus de nomadisme au sein
des personnels d'entreprise
- La coordination
: secrétaires
et assistantes vont assurer la circulation des informations, leur
traitement et rendre possible les échanges de toutes sorte
qui permettent la bonne marche des services tant vers les clients
internes qu'externes.
- L'organisation : secrétaires et assistantes vont continuer
à être responsable de la bonne organisation et de
l'administration des services.
Ce courant se dessine
déjà très largement dans certaines entreprises
et les assistantes s'y préparent activement.
